PROGRAMA DE TRABAJO: 

ESTUDIO SOBRE LA GESTIÓN DEL  DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA DE LA MUNICIPALIDAD

Justificación:

Durante el año 200* se presentaron algunos problemas en la ejecución del presupuesto, entre  ellos algunos retrasos en los procedimientos de contratación para la ejecución de algunas obras comunales así como en la ejecución de la ley no 8114. así mismo se realizaron compras constantes de materiales de limpieza, papelería  y útiles de oficina, atrasos en la contratación de servicios profesionales, y se hizo en forma retrasada  la introducción de la información en el sistema de información de la actividad contractual ( siac ), entre otros aspectos de administración del departamento que se descuidaron, tales como el mantenimiento y perfeccionamiento del registro de proveedores, la conformación de los expedientes de cada compra que se realice y el archivo de dicha  información contractual.

Ante esta situación se han dado algunos conflictos con la encargada del departamento de proveeduría que se han elevado hasta el concejo municipal, quienes en la sesión extraordinaria no ***** ***, celebrada el miércoles ** de febrero del 200*, tomaron el siguiente acuerdo:

“instruir a la auditora interna para que incluya en su plan anual de trabajo el auditoraje a la proveeduría municipal de la municipalidad de *****, a fin de determinar si existen o no aspectos que estén dificultando su adecuado funcionamiento, así como sus recomendaciones para solventar dicha situación.”

Objetivos:

1- Identificar la efectiva aplicación de las normas de control interno en la planificación, organización y dirección  del departamento de proveeduría de la institución.

2- Verificación del cumplimiento de las funciones asignadas a la proveedora según el manual descriptivo de puestos que existe en la institución.

3- Evaluación a la luz de la ley de contratación administrativa y su reglamento, de los procedimientos definidos para la ejecución de los procesos de compra y contratación.

 

 

Actividades:

1- Aplicación de cuestionario de control interno

2- Solicitud de directrices. Manuales  de procedimientos o reglamentos que sean de aplicación para la proveeduría  institucional.

3- Solicitud de perfil de funciones de la proveeduría a la encargada del departamento.

 

4- Verificación de controles aplicables a los artículos que se encuentran en bodega.

 

5- Verificación del mantenimiento al sistema de registro de activos  institucionales.

 

6- Verificación de la información registrada en el siac.

 

7- Evaluación de algunos de los expedientes de los procesos de compra y contratación.

 

8- Análisis del sistema de información que mantiene la proveeduría con  el alcalde y los jefes de departamento.

 

9- Análisis  del archivo del departamento.

 

10- Evaluación de las condiciones de seguridad físicas e informáticas   del departamento de proveeduría.

 

 

Actividades de finalización del estudio:

 

1- Elaboración del informe de conformidad con la normativa vigente.

 

2- Formalización de la reunión para hacer la comunicación  de las recomendaciones de auditoría

 

3- Presentación del informe coordinación con otros departamentos: asesoría legal