PROGRAMA DE AUDITORÍA
1. Objetivo
Determinar la efectividad en el cumplimiento de los contratos administrativos según las leyes y reglamentos que regulan la misma, así como el apego a las necesidades de Municipalidad de ********.
Valor Agregado
Dar
garantía a
Riesgo que cubre
Riesgo
de no cumplir con los controles y seguimientos de las contrataciones
administrativas se hayan tramitado de acuerdo con las condiciones estipuladas
por Municipalidad de ******** bajo los términos de la normativa y
reglamentación vigente sobre la materia y las disposiciones de
2. Alcance
El estudio comprende el análisis de la documentación relacionada con las contrataciones directas, así como las respectivas leyes, normativas y procedimientos para la correcta ejecución y control de las mismas.
3. Procedimiento
Conformación de expedientes de los contratos
Obtenga los expedientes que justifican las contrataciones realizadas, y verifique en cada uno de ellos su composición documental.
En cada expediente, estudie el cartel (O especificaciones) y las ofertas con el propósito de verificar el cumplimiento de condiciones previas a la contratación, tales como (Si la ley los exige):
· Vigencia de la oferta.
· Timbres y declaraciones.
· Plazos de entrega.
· Constancia de distribución directa del fabricante.
· Garantía del equipo.
· Garantía de participación.
· Forma de la garantía.
· Vigencia.
· Forma de pago.
· Otras condiciones que se incluyan en el cartel.
Control y seguimiento de los contratos
3.2.1 Determine la existencia de normativa interna suficiente, aprobada y publicada en la institución.
3.2.2 Solicite a la proveeduría las políticas y procedimientos específicos para el seguimiento de las contrataciones directas.
3.2.3 Verifique y compruebe en cada expediente de contratación, las partidas utilizadas por las Dependencias. En cuanto a las subpartidas presupuestarias de Honorarios y Consultorías, y otros servicios contratados, el análisis debe comprender:
· El estudio costo-beneficio de la contratación para decidir si cabe o no mantener administrativamente el servicio,
· Si los servicios que se contratan son los permitidos por ley.
· Si hay claridad contractual en cuanto a los derechos y obligaciones de las partes.
· Si existen cláusulas para la utilización de bienes públicos para la prestación del servicio, etc.
3.2.4 Determine si el análisis efectuado a las ofertas presentadas, está acorde con los requerimientos estipulados en el cartel de licitación y si el mismo se presta a un favorecimiento a alguna de las ofertas.
3.2.5
Compruebe que existan
recomendaciones por parte de
3.2.6
Verifique si se somete a
Licitación Pública, Licitación por Registro,
Licitación Restringida o Contrato Directo cuando su importe lo amerite,
de acuerdo con lo establecido en
3.2.7 Determine el costo de la contratación, incluyendo tanto el importe del principal, así como los impuestos, tasas, fletes, seguros, comisiones, otros.
3.2.8
Corrobore si la proveeduría remite
en forma periódica a
Modificaciones a los términos contractuales
3.3.1 Verifique que no exista modificaciones en los términos contractuales (especialmente en monto, plazo o cantidad); caso contrario, deberá indicarse la justificación y la persona responsable de tales modificaciones.
3.3.2
Determine si las modificaciones se
realizan en consulta de
3.3.3 Verifique si las modificaciones son documentadas, autorizadas y suscritas por los funcionarios facultados para tal efecto.
3.3.4 Corrobore si las modificaciones son comunicadas oportunamente a los funcionarios responsables de verificar la ejecución contractual.
3.3.5 Compruebe si toda la documentación producida por las modificaciones son archivadas en los expedientes de las contrataciones.
Levantamiento del acta de recepción de bienes, servicios obras contratadas
3.4.1 Determine si en todas las contrataciones de bienes y servicios se levanta y se suscribe la respectiva acta de recepción del objeto contractual
3.4.2 Compruebe si dichas actas cumplen con todos los requisitos, formalidades, e información, según la normativa de contratación administrativa.
3.4.3
Compruebe que el libro de Actas
haya sido sellado y revisado por
Confección de cheques para el pago de proveedores
3.5.1 Verifique que:
· Los montos cancelados sean los correctos.
· El beneficiario del cheque sea la misma persona física o jurídica que suministró el servicio.
· La razonabilidad de los procedimientos y documentos utilizados en el respaldo de las facturas del proveedor.
· Se detalla en forma clara y precisa el objeto del gasto en el cheque, factura y orden de compra.
· Se efectúen en el cheque las retenciones correspondientes y que los cálculos por impuestos sean correctos.
·
La factura que respalde el pago
sea original, pre numerada y timbrada por
· Los precios de los bienes y servicios facturados coincidan con los cotizados y que se relacionen con los precios del mercado.
· No existan alteraciones en las facturas.
3.5.2 Concilie las órdenes de compra con las entregas parciales contra los pagos efectuados para determinar que únicamente se cancelan los materiales recibidos y no se realicen pagos por adelantados.
3.5.3 Compruebe si comparan las órdenes de compra con la oferta adjudicada y con el comprobante de pago con el fin de determinar cualquier incongruencia.
Recepción de mobiliario, equipo, suministros y servicios
3.6.1 Determine si los bienes adquiridos fueron entregados en su totalidad, de acuerdo a los tiempos de entrega previamente establecidos, y en buen estado, a la bodega correspondiente.
3.6.2 Confirme, cuando sea factible, si al recibir los bienes realizan inspecciones de los mismos para determinar su calidad y demás condiciones están conforme con las muestras recibidas, según indicaciones del pedido establecido en la orden de compra.
Garantías de cumplimiento y penalizaciones por incumplimiento del contrato.
3.7.1 Investigue si se presentan de inmediato reclamos por calidad, faltantes, daños, defectos u otros incumplimientos en los bienes y servicios recibidos.
3.7.2 Evalúe los controles y procedimientos establecidos para ejecución administrativa de garantías de cumplimiento, aplicación de sanciones, multas y/o sanciones por incumplimiento del contrato.
3.7.3 Realice una revisión de las devoluciones de las garantías por participación y cumplimiento y determine si los montos son devueltos en forma oportuna y correcta a la persona responsable de recibir en dinero.
Control de los expedientes de los contratos
3.8.1 Verifique si se ha asignado un funcionario específico en la labor de recopilación, incorporación al expediente, revisión y foliado de la documentación generada durante la ejecución de la contratación.
3.8.2 Corrobore que los expedientes contienen toda la documentación generada durante la ejecución de la contratación administrativa.
3.8.3 Determine si la distribución del espacio físico es la adecuada para el manejo eficaz y eficiente de los expedientes.
Liquidación de contratación
3.9.1 Determine si en todas las contrataciones se efectúa la liquidación formal o finiquito del contrato al momento de su conclusión.
3.9.2 Determine si las liquidaciones se efectúan correctamente.
3.9.3 Compruebe si las liquidaciones están firmadas por el funcionario que las efectuó y revisadas y suscritas por otro funcionario.