PROGRAMA PARA LA FASE DE PLANIFICACIÓN
PROPÓSITO DE
Obtener
información general y actualizada sobre las actividades sustantivas y, si es
del caso, las adjetivas más importantes desarrolladas por la institución, área
o actividad por ser fiscalizada e identificar las condiciones y posibilidades
reales existentes para ejecutar el proyecto de fiscalización, de acuerdo con
los criterios establecidos por
ALCANCE
Los procedimientos se aplicarán sobre las actividades sustantivas y, si es del caso, las adjetivas más importantes desarrolladas en la entidad, área o actividad por ser fiscalizada, en el período comprendido entre _____________y el _________________.
Los siguientes procedimientos constituyen una guía básica para el desarrollo de la fase de planificación, de acuerdo con el objetivo general y el alcance del estudio.
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PROCEDIMIENTOS POR APLICAR |
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Indague sobre la información existente en
1.1 La ley de creación y sus modificaciones, reglamentos y pronunciamientos pertinentes. Con base en esa documentación realice un análisis de la ley y resuma sus objetivos fundamentales, las actividades de importancia y cualquier otro aspecto de interés para el estudio.
1.2 El presupuesto aprobado y sus modificaciones, los principales objetivos a corto plazo, la distribución de los gastos de operación y de inversión del período corriente, si se requiere para el caso.
1.3
Las recomendaciones y
disposiciones tramitadas en la última fiscalización practicada por
2. Enliste los documentos indispensables relacionados con la ejecución del estudio. Clasifíquelos por actividades sustantivas o adjetivas (Véase el Anexo No. 1) más importantes, indicando la fecha de emisión, el lugar donde se archivan, la unidad administrativa y una síntesis de su contenido.
3. Efectúe reuniones con el auditor interno y con los principales funcionarios de la entidad, área o actividad por fiscalizar, para comunicarles sobre la ejecución del estudio, solicitar la colaboración para su realización e identificar datos, hechos, actividades o información relevante para la fiscalización.
3.1. Reunión con el auditor interno:
¨ Elabore una agenda con los puntos más importantes por ser indagados. (Obsérvese el Anexo No.2, sección 1).
¨ Exponga al auditor interno, cuando sea procedente, la naturaleza del estudio y solicite su colaboración y apoyo para ejecutar la fiscalización.
¨ Ejecute la entrevista con base en la agenda y resuma sus resultados, incluyendo las principales fuentes de información y los aspectos relevantes para la investigación (puede realizar una comparación con las previamente determinadas en el punto 2).
3.2. Reunión con los principales funcionarios de la entidad.
¨ Seleccione los funcionarios por entrevistar, de acuerdo con el objetivo y alcance del estudio. (Obsérvese el Anexo No. 2, sección 2)
¨ Prepare la agenda con los puntos por tratar con cada funcionario seleccionado. Incluya, entre otros, los siguientes aspectos: planificación de las operaciones, organización, sistemas de información gerencial, procedimientos de control y de evaluación periódica, administración de los recursos humanos, manejo de los recursos financieros (véase el Anexo No. 3) y utilización de los recursos materiales.
¨ Entreviste individualmente a los funcionarios seleccionados, con base en los puntos incluidos en la agenda, iniciando el proceso con el titular de la entidad, cuando corresponda.
¨ Resuma los resultados importantes de las entrevistas para los efectos de la fiscalización, identificando las fuentes de información existentes.
4. Revise para aquellos casos en los que resulte relevante, de acuerdo con el objetivo del estudio, las actas de las sesiones del órgano colegiado y resuma los aspectos principales para la realizar de la fiscalización.
5. Obtenga el organigrama de la entidad. Respecto a las unidades relacionadas con el estudio es necesario identificar los principales funcionarios, su ubicación física en las instalaciones, números telefónicos, las principales funciones y responsabilidades, el número de personal a su cargo y nivel jerárquico.
6. Inspeccione las instalaciones donde funcionan las unidades operativas importantes de la entidad. Al respecto, ejecute los siguientes pasos:
6.1. Solicite la colaboración de un funcionario del nivel directivo de la institución para llevar a cabo el recorrido.
6.2. Entreviste a los funcionarios encargados de esas unidades, tomando en consideración los asuntos que se citan a continuación:
¨ Objetivo del programa o actividad ejecutada y las principales limitaciones, en caso de que existan. ¨ Últimos informes de gestión preparados. De ser necesario, revíselos y anote su ubicación. ¨ Asuntos relevantes de la institución en los que podría colaborar el grupo de auditores para fomentar la eficiencia y la efectividad en la gestión.
6.3. Exponga la naturaleza del estudio de fiscalización, si se considera prudente, comunicando que se trabajará bajo el mismo horario de la entidad, la ubicación del equipo de trabajo en la institución y el número del teléfono en que se le puede localizar.
6.4. Solicite el apoyo para las actividades de la auditoría y para que se entregue oportunamente la información necesaria para la evaluación.
7. Indague sobre las actividades que desarrolla la entidad o unidad para obtener una comprensión adecuada. Considere para tales efectos, lo que estime necesario.
8. Compruebe la existencia de la información respecto del archivo permanente de la unidad de auditoría interna o en las unidades encargadas de las actividades operativas. Prepare, si es necesario, resúmenes de los aspectos importantes para la fiscalización.
9. Elabore, en caso de ser necesario, un Diagrama de Entorno, con base en la información recopilada, para delimitar el objetivo del estudio. (Ver Guía para la elaboración del Diagrama de Entorno).
10. Seleccione los asuntos viables de fiscalización, para tales efectos considere:
10.1.
La relevancia con el mandato
legal, entendiéndose ésta como la exigencia específica que el ordenamiento
jurídico establece para la fiscalización del área o programa objeto de
estudio, adicional a las competencias establecidas a
10.2. El conocimiento general que el equipo de trabajo adquiere sobre el área y la entidad objeto de fiscalización.
10.3. Exigencias del entorno, como por ejemplo: decisiones políticas, orientaciones de planificación institucional, relevancia en los medios de prensa y comunicación, entre otros.
10.4. Criterios materiales de factibilidad, o sea, la consideración sobre la disponibilidad de los recursos humanos y materiales requeridos para llevar a cabo la fiscalización.
11. Enliste los asuntos objeto de estudio seleccionados por el equipo de trabajo con base en el análisis de viabilidad antes señalado, para determinar el orden de prioridad de los asuntos.
12. Obtenga una comprensión general del control interno, que se realizará de una forma global como insumo que amplíe el conocimiento del área de indagación.
13. Elabore y ejecute el programa para identificar las áreas críticas. Ese programa contendrá el objetivo, procedimientos y recursos necesarios.
14. Seleccione las áreas críticas, lo que comprenderá los siguientes elementos:
· Un análisis más profundo de las áreas de indagación, que involucre las fuentes citadas para el conocimiento de la entidad, así como la utilización de fuentes específicas de esas áreas críticas. · El detalle de los síntomas de los problemas en cada una de las áreas de indagación. · La evaluación del riesgo de auditoría (inherente, de control y de detección).
15. En el desarrollo de la planificación detallada se aplicarán técnicas y herramientas de auditoría generalmente aceptadas y de fiscalización; específicamente:
15.1. Para la evaluación del riesgo de auditoría, se utilizará la herramienta denominada “Matriz para la evaluación del riesgo”. (Ver Guía para elaboración de la Matriz para Evaluación del Riesgo).
15.2. La priorización y selección de las áreas críticas se efectuará utilizando la herramienta "Matriz de Decisión Estratégica (MADE)", la que se fundamenta en los siguientes criterios de decisión:
i. Importancia del asunto (impacto, materialidad y posibilidad de cambio). ii.
Nivel de exposición al riesgo,
el cual se obtiene de la aplicación de iii. Factibilidad de fiscalización.
Presione
para utilizar el formato
en hoja de cálculo de
16. Considere también para el establecimiento de las áreas críticas lo siguiente:
a)
Decisiones
clave de b) Sistemas de información establecidos en la entidad. c) Indicios sobre presuntas debilidades o deficiencias en los programas o proyectos de la entidad. d) Naturaleza y tamaño de las actividades en operación.
17. Una vez que se han determinado y aprobado cuales son las áreas criticas, se puede utilizar la técnica del árbol de problemas para identificar claramente el problema principal, los efectos que se producen y las causas que lo originan, según las áreas seleccionadas. (Véase Metodología para la Elaboración del Árbol de Problemas).
18. Definición de los programas específicos, para aplicarlos en la fase de examen.
19. Los productos esperados de la fase de planificación, cuando corresponda, son los siguientes:
· Minutas de reuniones efectuadas · Matriz de Decisión Estratégica · Matriz de Evaluación de Riesgo · Diagramas de Entorno · Árbol de Problemas y de Objetivos
20. Como punto de control acerca del cumplimiento de aspectos mínimos para el aseguramiento de la calidad, se debe utilizar el formulario denominado “Formulario aprobación según punto de control”, según corresponda.
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ANEXO No. 1
ASPECTOS A CONSIDERAR SOBRE ACTIVIDADES SUSTANTIVAS Y ADJETIVAS
1. Principales actividades
1.1. El desarrollo de la auditoría en una entidad, unidad, programa o proyecto, tomará en cuenta principalmente las actividades sustantivas y, si es el caso, las de carácter adjetivo
1.2. Las actividades sustantivas de una entidad son las que se relacionan de manera directa e inmediata con los objetivos de su creación, ya sea la prestación de servicios o la producción de bienes, de acuerdo con las disposiciones legales y normativa dictada para el efecto.
1.3. Las actividades adjetivas están constituidas por los servicios auxiliares o de apoyo requeridos para cumplir los fines u objetivos de la entidad, tales como la planificación de las actividades, la organización institucional y el manejo o administración de los recursos humanos, materiales, presupuestarios, contables, financieros y técnicos. La decisión de concentrar el trabajo de una auditoría en actividades adjetivas debe estar justificada en función de actividades sustantivas.
1.4. El conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad ayudará a identificar las áreas potenciales de riesgo al ejecutar el trabajo de fiscalización. Los aspectos que se tomarán en cuenta son los siguientes:
a) Características de los servicios o productos.
b) Características de los usuarios.
c) Métodos de operación.
d) Tendencias de los precios de servicios o productos.
e) Procesos de elaboración de productos o servicios.
f) Procedimientos de distribución y almacenamiento.
g) Proceso de contratación de bienes y servicios.
h) Características de los proveedores de bienes y servicios.
i) Utilización de mano de obra y ubicación de la fuerza de trabajo.
j) Existencia de planes especiales de beneficios para los empleados de la entidad.
k) Naturaleza de los inmuebles y las maquinarias, así como el nivel de las inversiones en bienes de capital.
l) Proyectos de inversión a largo plazo.
m) Naturaleza y alcance de las actividades de investigación y desarrollo.
ANEXO No. 2
ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN DE
ENTREVISTAS
AL AUDITOR INTERNO.
En las instituciones públicas que disponen de auditoría interna, el primer contacto será con el jefe de esa unidad, con el fin de obtener información importante respecto al funcionamiento de la institución, las auditorías realizadas y el respaldo recibido de la administración. Asimismo, para coordinar las actividades de auditoría, evitar la duplicidad de esfuerzos y lograr su participación y apoyo directo en el trabajo por realizar.
En la entrevista inicial con el Auditor Interno se deben considerar aspectos como los siguientes:
a) Las políticas de planificación institucionales y de su unidad, su formulación y su cumplimiento en las actividades desarrolladas por la entidad.
b) Las características gerenciales de las funciones ejercidas por el nivel directivo de la entidad (liderazgo, estilo de dirección y actitud hacia la ejecución del proceso administrativo).
c) El apoyo y recursos recibidos de la administración para el desarrollo eficiente de las funciones de auditoría interna, así como el cumplimiento de las recomendaciones formuladas tanto por la auditoría interna como por la externa.
d) Las condiciones generales existentes en la administración de la entidad, tales como: la experiencia gerencial, los cambios de funcionarios clave, la rotación del personal, la disponibilidad de normativa técnica actualizada, la preparación de información gerencial aprovechable y oportuna y otras similares.
e) Las situaciones delicadas existentes y que permanecen pendientes de solución.
f) Las actividades, áreas o programas que se califiquen como problemáticos o deficitarios, que ameriten la atención especial por parte de la administración y sean de interés en la ejecución de la auditoría.
g) La proyección de las actividades y prioridades señaladas para cumplir los objetivos institucionales.
h) Las políticas de planificación y la orientación de las funciones de auditoría interna.
i) La disponibilidad del plan anual de auditoría y las evaluaciones de su cumplimiento.
j) Detalle de los principales estudios realizados por la unidad.
k) La disponibilidad del archivo permanente.
l) Otros aspectos específicos de conformidad con el objetivo general definido para el estudio de fiscalización.
A LOS PRINCIPALES DIRECTIVOS.
Los funcionarios que se deben entrevistar para obtener o actualizar la información relacionada con las actividades gerenciales de la entidad son:
a) Titular de la entidad.
b) Directivos responsables de las actividades sustantivas o técnicas, de acuerdo con la finalidad u objetivo básico de la entidad.
c) Directivos encargados del manejo de las actividades adjetivas o de apoyo a la organización como: planificación, administración financiera, administración de recursos humanos y administración de recursos materiales, entre otras.
La información por obtener del nivel directivo de la entidad auditada, estará referida principalmente a lo siguiente:
a) Planificación de las operaciones.
b) Organización.
c) Sistema de información gerencial.
d) Procedimiento de control y de evaluación periódica vigentes.
e) Administración de los recursos humanos.
f) Manejo de los recursos financieros.
g) Utilización de los recursos materiales.
FORMATO.
El documento que respalde la entrevista efectuada no requiere la firma del entrevistado, teniéndose en cuenta que es una herramienta práctica de indagación —utilizada principalmente en la fase de planificación— para obtener datos de interés relacionados con el asunto objeto de estudio y que requieren ser complementados.
Seguidamente se presenta un modelo para documentar las entrevistas.
ANEXO No. 3
MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS
1. Políticas y prácticas financieras.
Las políticas y prácticas financieras pueden afectar directamente las operaciones de la entidad e incidir en el enfoque del estudio por realizar. Entre los posibles aspectos por investigar se incluyen:
a) Prácticas utilizadas para la administración de fondos (transferencias, inversiones de fondos en exceso, etc.).
b) Políticas y objetivos de inversión.
c) Liquidez y capacidad para generar capital de trabajo.
d) Relación entre los gastos administrativos y el volumen de operaciones realizadas e identificación de programas o centros de costos para cuantificar los servicios prestados o los bienes producidos de manera global.
e) Tratamiento dado a las contrataciones externas y arrendamientos con opción de compra en operaciones importantes.
f) Presupuesto de caja, operaciones e inversiones.
g) Proyecciones financieras.
h) Controles sobre los bienes propiedad de la entidad.
2. Circunstancias económicas existentes.
Como parte del conocimiento de la entidad es importante comprender la influencia de los factores económicos vigentes sobre las actividades sustantivas, para lo cual se deberá indagar sobre los siguientes aspectos:
a) Efecto de las condiciones económicas y políticas generales sobre las operaciones, el financiamiento o las inversiones.
b) Factores económicos específicos que afecten a la actividad, incluso la naturaleza y el grado de regulación sobre los bienes o servicios producidos.
c) Cambios en la dimensión del mercado.
d) Viabilidad de la fabricación de productos o la prestación de servicios y las perspectivas futuras.
e) Efecto de las acciones externas, tales como cambios en los precios, los mercados, métodos de comercialización, costos de productos, servicios y materiales, etc.
f) Cambios en los niveles de ventas de productos o servicios.
g) Exposición a las fluctuaciones de las tasas de interés y del tipo de cambio.
h) Restricciones a la actividad económica, tales como controles de precios o salarios, derechos de importación y reglamentaciones ambientales.
3. Estructura orgánica.
Es importante determinar cómo está conformada la estructura orgánica de la entidad para el cumplimiento de sus propósitos fundamentales, a efecto de orientar de la mejor forma el enfoque de la auditoría. Entre las posibles áreas de indagación se incluyen:
a) Existencia de organismos de la entidad que funcionan en forma descentralizada o desconcentrada.
b) Grado de autonomía o centralización de las direcciones, divisiones y unidades operativas.
c) Naturaleza de las unidades operativas y su ubicación en la estructura orgánica.
d) Restricciones legales, tales como leyes ambientales, impositivas o de protección al consumidor, y su efecto sobre la organización de las operaciones.
4. Unidades de administración y finanzas.
El tamaño y la estructura de las unidades de administración y finanzas de la entidad reflejan el volumen y proyección de las operaciones e influyen en la integridad y confiabilidad de la información financiera. Entre los aspectos por considerar se incluyen:
a) Existencia de un director o gerente financiero y de un director o gerente de administración y sus respectivas responsabilidades y áreas de competencia.
b) Funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar políticas y procedimientos contables.
c) Grado de centralización o descentralización de las actividades contables y financieras.
d) Funcionarios responsables del proceso y manejo de información referente a planificación, contabilidad, presupuesto, análisis financiero y tesorería, entre otros.
e) Responsabilidades de información financiera de las divisiones y unidades operativas, administrativas y financieras.
f) Cambios recientes en las responsabilidades o en la organización de los departamentos de administración y finanzas.
5. Auditoría Interna.
Se
debe analizar la organización y el funcionamiento de