CONTROL INTERNO 

4.1.1    Compruebe mediante una observación física de las instalaciones y la documentación respectiva la existencia  de: medidas  de seguridad  relativas al manejo del efectivo en caja,  controles en la custodia y manejo de los recibos de ingreso y de los cheques  en blanco sin utilizar.

4.1.2    Elabore un cuestionario de control interno, con el fin de valorar la eficiencia del control interno en las áreas involucradas en la administración y custodia de los recursos financieros.

4.1.3    Verifique si el sistema contable cumple con el principio de contabilidad de dualidad económica o  partida doble, (Decreto N° 27244-H  del 12 de agosto de 1998) (Norma 4.11.)

4.1.4    Indague sobre la existencia de un manual de procedimientos que regule todo lo concerniente a las actividades financiero-contable, (Art. 114 del Código Municipal.)

4.1.5    Valore los controles de custodia y protección de formularios en blanco, tales como: recibos o comprobantes de ingreso, cheques, etc. (Norma 4.17)

4.1.6    Compruebe la elaboración de los estados diarios de tesorería.

4.1.7    En cuanto al Estado Diario de Tesorería, verifique si sus saldos coinciden con los saldos mostrados en los registros contables así como en los de la misma Tesorería Municipal.

4.1.8    Solicite un detalle de los nombres de los funcionarios que están cubiertos con pólizas de fidelidad, verifique la procedencia,  el monto y su vigencia.

4.1.9             Identifique las pólizas de fidelidad con que cuentan cada uno de los funcionarios que administran recursos financieros. (Norma 4.20)

CAJA Y BANCOS

4.1.10                Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de ingreso son revisados por un empleado distinto de la persona que recibe el efectivo, con el objeto de comprobar si se encuentran de acuerdo con las cantidades registradas y depositadas y, con los precios de venta o tarifas establecidas.

4.1.11                Verifique que los recibos o comprobantes inutilizados se archiven, original y copias, en el archivo consecutivo de copias.

4.1.12                Coteje los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el registro de Ingresos.

4.1.13                Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el día hábil posterior a su percepción, mediante el cotejo de los recibos emitidos, liquidaciones de cobradores, cintas de cajas registradoras y otros medios que controlan ingresos, contra los depósitos bancarios. Para ello, prepare una “Prueba de Ingresos” para los meses que estime conveniente, pero, escoja uno, lo más reciente posible.

4.1.14                Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen con la naturaleza de los mismos.

CAJA GENERAL

4.1.15                Compruebe que se cumpla con lo indicado en el artículo 108 del Código Municipal, que establece que, en el término acordado por el concejo o cuando se complete una suma igual al 50% de la garantía de fidelidad, se deberán depositar los fondos percibidos en el banco recaudador o entregarlos a la tesorería municipal.

4.1.16                Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en relación con la Caja General, teniendo en cuenta el reglamento respectivo y asimismo, lo siguiente:

4.1.16.1                    La seguridad y ubicación del local de la oficina del Cajero General.

4.1.16.2                    Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de garantizar la seguridad de los valores.

4.1.16.3                    Si el cumplimiento de la clave de la caja fuerte, es restringido, si se guarda en lugar seguro y si dicha clave se cambia periódicamente.

4.1.16.4                    En cuanto a llaves, si se necesitan dos o más llaves para abrir la caja fuerte y si su control es adecuado.

4.1.16.5                    Verifique, cuando existan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su propio control arqueando sus fondos y valores diariamente, al término de sus operaciones.

4.1.16.6                    Verifique si se ejerce control sobre los fondos de caja asignados a cada cajero y si tales fondos son contados cuando se realiza el arqueo.

4.1.16.7                    Cerciórese si la Caja General se controla mediante arqueos, si estos los realiza personal diferente al de la caja. Asimismo, verifique la periodicidad de los mismos y el factor sorpresa. Además, si en dichos arqueos, sorpresivos y simultáneos (cuando hayan varias cajas y las circunstancias lo permitan), se incluyen a todos los cajeros en la misma fecha y hora. Finalmente, si se deja constancia (fórmulas de arqueo) de la labor realizada. (Norma 4.16)

4.1.16.8                    Verifique, cuando la Institución posee timbres fiscales, estampillas, papel sellado o cualquier otro documento de naturaleza similar a los citados, si existe (porque se amerita) una cuenta de control de Mayor y registros auxiliares que garanticen una adecuada fiscalización para estos valores. A su vez, verifique si dichos valores se arquean simultáneamente con los de la Caja General y con los fondos de trabajo. En el caso de que en dichos arqueos se hayan presentado irregularidades importantes, cerciórese de que se hayan hecho del conocimiento de los superiores; si dichas irregularidades han originado acciones correctivas y, si estas se han aplicado de inmediato por la administración.

CUENTAS BANCARIAS

4.1.17 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o meses que se someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la relación detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas que hayan sido cerradas durante el período examinado.

4.1.18 Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente:

4.1.18.1                    Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar cheques.

4.1.18.2                    Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.

4.1.18.3                    Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.

4.1.18.4                    El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.

4.1.18.5                    Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o meses seleccionados.

4.1.18.6                    Los libros principales, Diario y Mayor General.

4.1.19 Verifique sí:

4.1.19.1                    Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

4.1.19.2                    Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el nombre oficial de la entidad.

4.1.19.3                    La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son las estrictamente necesarias.

4.1.19.4                    La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima autoridad administrativa.

4.1.19.5                    El banco es informado oportunamente y por escrito que algún funcionario autorizado para firmar cheques, es relevado de tal función o ha dejado de pertenecer a la entidad.

4.1.20 Verifique, de acuerdo con las fechas, las conciliaciones de las cuentas bancarias se hagan por lo menos cada mes; que las realicen personas ajenas al manejo de ingresos y egresos y a los registros contables, así como que estén aprobados por un funcionario autorizado. (Norma 4.14)

4.1.21 Revise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliación bancaria a la fecha de la confirmación del saldo obtenido del banco correspondiente o, en las fechas que se considere convenientes. Al respecto, debe comprobarse y obtenerse evidencia de que se hayan seguido, por lo menos, los siguientes procedimientos de conciliación:

4.1.21.1                    En cuanto a cheques cancelados devueltos por el banco debe verificarse que el conciliador:

a)     Los haya recibido directamente del banco.

b)    Los haya confrontado con el libro de egresos, en cuanto al número, fecha, beneficiario y monto.

c)     Los haya examinado para determinar posibles alteraciones.

d)    Los haya examinado en cuanto a la autenticidad de las firmas autorizadas.

e)     Haya hecho un estudio para determinar posibles endosos irregulares.

4.1.21.2                    Verificar, en cuanto a los estados de cuenta bancarios, que los haya recibido en sobres cerrados y que hayan confrontado los depósitos diarios, acreditado en dicho estado de cuenta, con las cifras  anotadas en el Libro de Ingresos. Finalmente, si el conciliador estudia las transferencias entre bancos para verificar la correcta anotación de las transacciones en las cuentas respectivas.

4.1.21.3                    Verifique, en cuanto a las conciliaciones propiamente:

a)     Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el saldo del Libro Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor General.

b)    Que se cotejan los estados bancarios con los registros de banco.

c)     Que se cerciore de que la copia de la fórmula de depósito bancario lo recibe una persona distinta de la que lo preparó.

d)    Que se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el conciliador o por otra persona que tampoco tenga acceso a las funciones de cobranza o desembolsos.

e)     Que se haya investigado por un empleado distinto del que prepara los depósitos, cualquier cargo bancario por cheques sin fondos u otros conceptos.

f)      Que se investiguen los cheques que han permanecido pendientes de cobro por largo tiempo.

g)     Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la conciliación.

4.1.21.4                    Efectúe pruebas de la exactitud aritmética de las cifras.

4.1.21.5                    Realice una prueba de ingresos y egresos con el objeto de verificar la corrección del saldo en libros de las cuentas bancarias y que los ingresos y egresos de los meses seleccionados hayan sido registrados.

4.1.21.6                    Si por alguna razón le correspondiera hacer alguna conciliación, le bastará realizar, utilizando las formas y hojas adecuadas, las operaciones que anteriormente se le ha pedido que verifique o compruebe.

4.1.22 Respecto de los cheques emitidos:

4.1.22.1                    Verifique que las fórmulas de cheques estén numeradas consecutivamente y bajo el control y custodia de una persona que esté autorizada para firmarlos, ni tenga acceso a los registros contables.

4.1.22.2                    Cerciórese que en el caso de que no existan cheques comprobantes, haya un registro de egresos que detalle las transacciones.

4.1.22.3                    Verifique que las fórmulas de cheques inutilizadas se anulen para impedir su uso posterior; igualmente, que se archiven, el original y todas sus copias, en el Archivo Consecutivo de copias de los cheques.

4.1.22.4                    Verifique que la transferencia de fondos de una cuenta bancaria a otra, sea autorizada por el tesorero u otro funcionario responsable y que dichas transacciones se registren inmediatamente después de que se llevan a cabo.

4.1.22.5                    Verifique, en cuanto a la preparación de cheques, que:

a)     Sean preparados por el Departamento de Contabilidad.

b)    Sean girados en forma nominativa.

c)     Se les adjunte toda la documentación que sustente el egreso.

d)    Se tenga establecido el sistema de firmas mancomunadas (administración superior y empleados administrativos) y que ninguna de las firmas corresponda a empleados cuyas obligaciones incluyan labores de registro de operaciones, de conciliaciones bancarias, aprobación de comprobantes de pago o manejo de cajas y fondos.

e)     Esté prohibido la firma de cheques en blanco y la emisión de cheques a caja o al portador.

f)      Si se usa facsímil o algún aparato electrónico o mecánico de protección o firma de cheques, deberá estar prohibido su uso en cheques en blanco. Solo se usará cuando la documentación sustentatoria ha sido revisada y aprobada (debe quedar evidencia de esto en los comprobantes) y, el cheque debidamente girado. La persona que maneja y custodia el facsímil o la máquina protectora no debe tener acceso a los formularios de cheques y debe llevar y ser responsable de un registro de control sobre el uso de tales aparatos.

4.1.22.6                    Cerciórese que las personas que firman los cheques o que controlan el facsímil, sean independientes del departamento de compras, distintas de las que solicitan la orden de pago, de las que aprueban los comprobantes, de las que llevan el registro de comprobantes, de las que concilian el total de los comprobantes pendientes de pago con el saldo de la cuenta o subcuenta respectiva y de las encargadas de llevar los libros de cheques.

4.1.22.7                    Cerciórese si posteriormente a su confección y firma, los cheques se entregan a una oficina pagadora a la que no tienen acceso posterior, las personas que los confeccionaron.

4.1.22.8                    Cerciórese que una vez que se pague el cheque, los documentos sustentatorios del mismo se cancelen con un sello que indique el número del cheque con que se realiza su pago y la fecha.

4.1.22.9                    Verifique si los cheques girados no retirados por los interesados dentro del plazo conveniente o dentro del que  establece el reglamento, fueron anulados y contabilizados en las cuentas de pasivo o de patrimonio consignadas en el cuadro de cuentas.

4.1.22.10               Verifique si existe protección para los cheques pendientes de entrega.

4.1.22.11               Verifique el control de la entrega de cheques, y haga una prueba comparando los endosos de los mismos una vez cancelados por el Banco, con las firmas de recibido conforme que constan en las copias del Archivo Consecutivo.

4.1.22.12               Coteje las copias de los cheques emitidos con el Libro de Caja y Bancos (o con el Registro de Egresos), verificando la distribución de las cuentas en los cheques emitidos.

4.1.22.13               Prepare una lista para investigar los cheques girados a la orden de: Portador, Caja, Banco la misma entidad, funcionarios o empleados, señalando en la lista el objeto de los egresos.

4.1.22.14               Seleccione una muestra de los cheques  y sus justificantes del mes o meses sometidos a prueba.

a)     Examine los cheques y sus comprobantes que, deben estar separados de los de ingresos y archivados en estricto orden numérico para permitir su fácil acceso y exploración y asimismo, las facturas que los respalden, para verificar lo siguiente: correcta aplicación de la codificación contable y presupuestaria, identificación con la naturaleza de la cuenta afectada, aprobación de precios, correcta emisión de las órdenes de compra, la exactitud aritmética, cancelación del comprobante y documentos sustentatorios (justificantes) mediante la utilización de un sello de “PAGADO CON CHEQUE No......”, aprobación por funcionario autorizado, la racionalidad del egreso, evidencia de haberse recibido los bienes y servicios y de haberse cumplido las disposiciones legales atinentes.

b)    Coteje las firmas endosantes de los cheques devueltos por el banco, contra las que consignan los justificantes. Asimismo, debe poner especial interés en verificar que los cheques girados a favor de casas comerciales yd debidamente cancelados por el banco, hayan sido depositados en le respectiva cuenta corriente de esas casas, es decir, que no hayan sido cambiados por personas físicas.

c)     Observe si en los cheques girados a diferentes personas, aparece como último endosante una misma persona. En caso de ser así, investigue el por qué.

d)    Coordine los pasos anteriores con las verificaciones que se llevan a cabo en las cuentas por pagar.

e)     Determine, para asegurarse de que se haya hecho un corte exacto de los desembolsos de Caja, el número del último cheque girado en el último día del año. Cerciórese de que todos los cheques anteriores hayan sido enviados o entregados a los beneficiarios.

f)      Inspeccione con base en pruebas selectivas, los comprobantes y justificantes, que sustentan reembolsos o reintegros de Caja Chica y otros fondos de trabajo, verificando autorizaciones, antigüedad y clasificación contable y presupuestaria de los gastos y además, si son documentos originales debidamente cancelados.

CAJA CHICA Y FONDOS DE TRABAJO

4.1.23 Estudie la reglamentación existente para la Caja Chica o de los Fondos de Trabajo establecidos por la máxima autoridad de la entidad u órgano. Realice pruebas para verificar el cumplimiento de todas sus disposiciones y de la suficiencia y validez de los controles internos.

4.1.24 Verifique que los comprobantes y justificantes que respaldan el último reintegro de caja chica, cumplan con los controles existentes de conformidad con las respuestas obtenidas en la aplicación de este cuestionario.

4.1.25 Solicite a la unidad administrativa que corresponda en cada entidad, copia de los arqueos realizados, con el objeto de verificar si se realizan por sorpresa, por personas ajenas a las que manejan los fondos y si se archivan los documentos respectivos.

4.1.26 Prepare una cédula que muestre las Cajas y Fondos existentes a la fecha del examen, con indicación de: montos autorizados, nombre de los custodios y sus respectivas pólizas de fidelidad.

4.1.27 Determine, en relación con la cédula anterior, las cajas y fondos fijos que deben ser arqueados, indicando aquellos que requieren un control simultáneo, es decir, que se practicarán el mismo día y la misma hora. Cuando la complejidad de la Institución no lo permita, programe la observación de la realización de estos arqueos, por la administración.

El arqueo o arqueos, dependiendo de la importancia relativa de los fondos involucrados, deben practicarse al inicio de la Auditoría; también dependiendo de esa importancia, puede programarse otro u otros “por sorpresa” en el transcurso de la misma.

4.1.28 Verifique si el encargado de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo tiene o no acceso a los registros contables y si se liquida o no periódicamente dicha Caja o Fondo.

4.1.29 Efectué un recuento de todo el efectivo y los valores en presencia de los custodios, incluyendo: ingresos por depositar, remuneraciones no cobradas y otros fondos y cualesquier otros valores en poder de los custodios. Proceda de la siguiente manera:

4.1.29.1                    Obtenga del Director Financiero o de quien haga sus veces, la nómina de funcionarios que en el período objeto de examen estaban facultados para autorizar desembolsos de efectivo de Caja Chica o de los Fondos de Trabajo, con indicación de firmas, medias firmas y visto bueno de cada uno. Verifique las políticas que se siguen sobre el particular.

4.1.29.2                    Solicite la actualización de esta nómina a la fecha del examen. Verifique asimismo, si las pólizas de fidelidad están vigentes y actualizadas.

4.1.29.3                    Detalle monedas y billetes, agrupándolos por denominaciones y obtenga el total. Asegúrese que no existen más fondos en poder del custodio.

4.1.29.4                    Detalle cheques recibidos, indicando fecha, banco girador, beneficiario, endosos y montos. Cerciórese que estén endosados para depositar en la cuenta corriente del entre u órgano correspondiente.

4.1.29.5                    Detalle adelantos, indicando fecha, nombre, monto y aprobación y verifique si están firmados por las personas que reciben los fondos.

4.1.29.6                    Detalle los justificantes de gastos en poder del custodio, indicando fecha, nombre, concepto, monto y aprobación. Verifique que se prepare un justificante interno cuando el desembolso no esté respaldado por uno de naturaleza externa. Esté atento ante cualquier indicio de adulteración, para ello verifique que los justificantes estén escritos a máquina o con tinta y que las cantidades se expresen en números y en letras.

4.1.29.7                    Verifique que los egresos estipulados en los comprobantes estén autorizados por los funcionarios de la nómina citada en 6.6.1.

4.1.29.8                    Cuando las Cajas o Fondos se manejan con cuentas bancarias, detalle los cheques girados por la entidad y aún no entregados a los respectivos beneficiarios, indicando fecha, banco, beneficiario e importe.

4.1.29.9                    Verifique en los comprobantes y justificantes su antigüedad, naturaleza, concepto, monto y que, cuando se paguen, se cancelen con un sello que además de la fecha indique “PAGADO”. Los justificantes deben ser originales y extendidos a nombre de la Institución. Para verificar la antigüedad relacione la fecha de los comprobantes y justificantes con las del último reintegro o reembolso y la fecha de emisión del cheque.

4.1.29.10               Verifique que en los comprobantes de pago se anote Código (contable-presupuestario) de la cuenta.

4.1.29.11               Verifique que los comprobantes provisionales se liquiden a más tardar el día hábil  siguiente y que, mientras, se mantengan como disponible.

4.1.29.12               Recuente los sueldos pendientes de pago, si los hubiere.

4.1.29.13               Investigue si por alguna disposición legal el cajero o encargado del fondo está autorizado para cambiar cheques; si existe tal autorización, y encuentre algunos de ellos, ordene su depósito inmediato en el Banco, y solicite la cancelación perentoria de los vales, si los hubiere, procurando la confirmación de los interesados.

4.1.29.14               Someta al criterio del funcionario encargado de la Caja, las partidas extraordinarias localizadas en el arqueo. Analícelas debidamente.

4.1.29.15               Verifique en el Libro Mayor o en el Auxiliar respectivo, el saldo de la cuenta o subcuenta y si su presentación en el Balance es adecuada.

4.1.30 Consigne los resultados del arqueo en formularios (por ejemplo, el certificado de efectivo y valores en Caja), u hojas separadas para cada concepto debidamente firmados por el encargado de la Caja o del Fondo, su superior inmediato y los auditores que intervienen en el arqueo, indicando que los fondos considerados pertenecen a la Institución, que son los únicos que estaban en poder del custodio a la fecha del arqueo, y que le fueron devueltos de conformidad.

4.1.31 Guarde todas las providencias para cerciorarse de que el cajero presentó todos los valores que deben ser objeto de arqueo; para ello diríjase a la Contabilidad y solicite información de los saldos en dinero que tiene a su cuidado cada Cajero o encargado del Fondo; por ejemplo, fondos de cambio, fondos de trabajo, cajas chicas, cuentas por cobrar a cargo del cajero, especies fiscales, reservas de efectivo, etc. Obtenga además la confirmación del Director Administrativo o de quien haga sus veces. En caso de que haya fondos de relativa importancia que no fuera posible arquear, obtenga confirmación directa del encargado.

4.1.32 Verifique, en cuanto a los reembolsos de la Caja Chica o del Fondo, que antes de reponerse el mismo, los comprobantes y justificantes, que deben estar numerados consecutivamente, hayan sido revisados por un funcionario autorizado y se les haya estampado el número del cheque con que se hizo el reembolso. Al efecto, debe usarse un sello que diga “PAGADO CON CHEQUE No.....” con el objeto de que no puedan ser reutilizados. Verifique que también los cheques de reembolso se hagan a nombre del encargado de la Caja Chica o del Fondo.

4.1.33 Prepare un papel de trabajo con el cotejo de los resultados del (los) arqueos y la reglamentación vigente. Verifique si esta se cumple, o si no, por qué causas. Ponga en relieve los puntos débiles del Sistema de Control Interno con las observaciones que estime necesarias, con el fin de hacer las recomendaciones pertinentes para mejorarlos (incluidas por supuesto las modificaciones a la reglamentación).