*****ESTE ES UN PROGRAMA GENERAL DEBE DE SER ADAPTADO A LAS A.I Y A LA ESPECIFICIDAD DE LAS TRANSACCIONES MUNICIPALES *********
ESTUDIO: __________________________________________________________
PROCEDIMIENTO |
REFERENCIA |
HECHO POR FECHA |
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REVISIÓN PRELIMINAR 1.
Revise el expediente del caso
existente en el archivo de |
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2. Elabore un resumen de la denuncia, en caso de que exista, y defina el objetivo y alcance de la misma. |
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3. Imprima una lista de los libros legalizados por la auditoría con la fecha y el nombre de la persona que los retiró. Prepare una cédula con el análisis de la situación. |
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4.
Obtenga la información sobre
los fondos depositados al
centro educativo para la compra de alimentos y pago de servidoras domésticas,
en la base de datos de |
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5. Revise y ajuste la documentación, cuestionarios y formularios a utilizar. |
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CENTRO EDUCATIVO 6. Facilite la carta de presentación al Director de la institución, o en su ausencia, al encargado y comente la razón de la visita de la Auditoría Interna. |
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7. De no estar disponible la documentación requerida para el día que se solicitó, facilite la nota preparada para la entrega a más tardar al día siguiente. |
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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 8. Realice la evaluación del control interno existente de acuerdo con el cuestionario diseñado al efecto. Realice las modificaciones que considere pertinentes.
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NOMBRAMIENTO DE LOS MIEMBROS DE
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10. Obtenga la información del formulario N° 4, con el fin de conocer con anterioridad los nombres de los responsables de la administración de los fondos. |
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11. En caso de un traspaso de Tesorería en el período objeto de estudio, verifique que la documentación utilizada sea suficiente y competente. |
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LIBRO DE ACTAS 12.
Obtenga del secretario un
oficio en el que ratifique que ha puesto a disposición de
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13. Prepare una cédula resumen analizando el libro de actas, tomando en cuenta los siguientes aspectos: § De lectura a cada una de las actas y obtenga un extracto de los principales acuerdos (saque fotocopia de los más importantes). § Revise que el libro esté completo y bien custodiado. § Verifique que se cumple con el artículo 27 del Reglamento, de realizar reuniones al menos dos veces por mes. § Verifique la asistencia del Director(a) del centro educativo a las reuniones de Junta. (Artículo 31). § Verifique que se anote en el libro de actas el nombre de las personas asistentes, el lugar, el tiempo en que se celebró la reunión, los principales puntos de deliberación, la forma, el resultado de la votación y |
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§ el contenido de los acuerdos. (artículo 32). § Verifique que las actas se aprueben en la siguiente sesión ordinaria o los acuerdos queden en firme con dos tercios de los miembros (artículo 33). § Verifique que las actas sean firmadas por el presidente y el secretario, así como de los miembros que hacen su voto de manera disidente (artículo 34). § Obtenga
del Secretario un oficio en el que ratifique que ha puesto a disposición de
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DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN 14. Verifique
los controles llevados a cabo por
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15. Verifique
en
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16. Investigue que
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ANÁLISIS FINANCIEROPRESUPUESTO17.
Verifique si
Director(a) aprueba el proyecto de presupuesto antes de ser enviado a |
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18.
Obtenga
copia del presupuesto aprobado por
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19. Verifique el cumplimiento de los artículos 45-46 del Reglamento que establece que el 25% de los recursos se destinen a las prioridades nacionales fijadas por el ministro de educación.
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20. Cerciórese que el centro educativo tramite las modificaciones presupuestarias o presupuestos extraordinarios con fondos provenientes de actividades realizadas por su propia iniciativa, de los padres, educadores, estudiantes u organizaciones comunales. (Artículos 50-51).
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21. Analice los controles sobre la ejecución del presupuesto y el libro correspondiente. |
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INGRESOS EXTRAORDINARIOS 22. Cerciórese que el centro educativo tramite las modificaciones presupuestarias o presupuestos extraordinarios con fondos provenientes de actividades realizadas por su propia iniciativa, de los padres, educadores, estudiantes u organizaciones comunales (Artículos 50-51).
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22.
Investigue
si los ingresos provenientes por concepto de MATRÍCULA, son objeto de una
modificación presupuestaria y que se depositen íntegramente en la cuenta
corriente de
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23.
Estudie
los procedimientos utilizados para la concesión de |
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24. Verifique la existencia del permiso sanitario de funcionamiento en la soda. |
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25. Indague sobre la obtención de fondos por medio del alquiler de las INSTALACIONES FÍSICAS para actividades de particulares, así como del gimnasio. |
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26.
Analice
los ingresos obtenidos por la venta de UNIFORMES, CAMISETAS, DISTINTIVOS y
otros realizadas por
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27. En caso de tener FOTOCOPIADORA analice la administración y custodia de los fondos obtenidos a través de la misma.
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28. Obtenga información de las oficinas encargadas de la administración del FONDO EDITORIAL sobre la inclusión de este programa en el centro educativo. Si aplica analice el procedimiento utilizado para su funcionamiento.
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DE LAS TESORERÍAS 29. Verifique si el tesorero contador cumple con los requisitos establecidos en el artículo 62 del Reglamento.
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30.
Verifique
la existencia de la póliza de fidelidad a favor del tesorero (artículo 63 y 9
de
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31. Determine si el Tesorero Contador cumple con las atribuciones y funciones legalmente establecidas en el artículo 65 y siguientes del Reglamento, presenta los informes, registra y archiva adecuadamente los documentos.
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LIBROS DE CONTABILIDAD 32. Verifique que los libros de contabilidad se lleven de acuerdo a las directrices del Ministerio de Educación Pública, a las normas de contabilidad vigentes y a las directrices de |
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MANEJO DEL EFECTIVO Y LIBRO DE BANCOS 33. Obtenga copia de los estados de cuenta bancarios y de la conciliación bancaria a la fecha de la verificación. De no ser posible realice la(s) conciliación(s), comparando los montos o saldos de bancos, caja, los depósitos y los cheques. |
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34. Examine todos los cheques en circulación y cancelados, comparando la fecha en que fue registrado, su número, monto, beneficiario y el pago correspondiente. |
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35. Observe el talonario de cheques y las anotaciones en las colillas, de ser necesario anule el primer cheque en blanco y el primer depósito). |
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36. Verifique el saldo según libros, las anotaciones e investigue cualquier diferencia. |
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37. Determine que todas las transferencias de fondos estén registradas en el libro de bancos |
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38. Considere la presentación apropiada en el libro de contabilidad de los saldos de efectivo. |
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39. Investigue cheques por montos importantes pendientes durante mucho tiempo. |
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40. Investigue que los cheques anulados se mutilen adecuadamente y cheques girados al portador. |
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41.
Solicite
al Presidente de § Determine que están en el período bajo revisión, examinando los sellos o perforaciones de pago puestas por el Banco.
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§ Examine los endosos y vea que coincidan con el nombre indicado en el cheque e investigue situaciones extraordinarias. § Investigue que la secuencia numérica de los cheques esté completa. |
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CAJA CHICA 42. Obtenga información sobre la existencia de diferentes fondos de caja chica en el centro educativo (Patronato y Junta) . |
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43. Investigue si existe aprobación para el manejo de fondos por medio de caja chica para adquirir bienes y servicios indispensables y de verdadera urgencia, bajo la responsabilidad del director de la institución. |
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44. Planee un arqueo con la información anterior. |
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45. Analice si la administración del fondo se hace de acuerdo con el Reglamento específico de cajas chicas. |
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46. Verifique si el monto fijo es acorde con el Artículo 3° del Reglamento. |
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47. Verifique que los pagos en efectivo no sean superiores al 15% del monto total asignado (Artículo 8 del Reglamento de Cajas Chicas). |
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48. Verifique que los pagos incluidos en el arqueo cumplan con los requisitos establecidos para la prueba de egresos. |
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49. Observe si los “vales provisionales” están bien confeccionados (Artículo 12 del Reglamento Caja Chica). |
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50. Verifique que no existan vales por períodos superiores a un día (Artículo 13 del Reglamento Caja Chica). |
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51. Solicite al Tesorero Contador copia de los arqueos periódicos al fondo (Artículo 22 del Reglamento Caja Chica). |
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EGRESOS Y DINEROS SUPLIDOS
52.
Realice
una prueba de los egresos con fondos
de § Verifique la existencia de acuerdos de pago en el libro de actas y la existencia de la partida presupuestaria correspondiente. § Verifique que la compra esté registrada en el libro de bancos. §
Cerciórese de que los bienes y recursos de § Verifique que la factura tenga la leyenda de CANCELADO CON CHEQUE N°__________. § Observe que los comprobantes no tengan borrones ni tachaduras. § Verifique que el proveedor presente facturas timbradas, de no ser así debe presentar documento de que pertenece al régimen de pequeño contribuyente. § Verifique que la fecha de la factura coincida con el período de estudio. § Verifique la firma y cédula proveedor, el detalle de lo adquirido, con su precio unitario y total. § Realice una comprobación aritmética de los cálculos del comprobante y de la planilla correspondiente.
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53. Respecto a la compra o venta de inmuebles cerciórese además si se ha cumplido con las disposiciones de los artículos 58, 59 y 60 del Reglamento General de Juntas. |
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54. Investigue
de acuerdo a |
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SERVICIOS PERSONALES 55. Investigue cualquier pago que se realice con cargo a la partida de servicios personales, que se realice de acuerdo a los salarios legalmente fijados y de acuerdo con las obligaciones patronales correspondientes.
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56. Investigue la fuente de los recursos para el pago de esas obligaciones. |
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LIBRO DE INVENTARIOS 57. Analice el libro de inventarios, y el control sobre los activos propiedad de la institución. (Registro, custodia, uso y valuación).
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INVERSIONES EN VALORES58.
Obtenga
una relación detallada de los valores adquiridos con fondos de
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59. Para años anteriores examine la documentación que respalde las transacciones y seguirlas hasta los asientos en los registros.
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60. Inspeccione los valores.
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61. Revise los registros contables.
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CENTRO DE CÓMPUTO (CASOS ESPECIALES) 62. Analice los controles existentes sobre las instalaciones del centro de cómputo.
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63. Evalúe los procedimientos sobre la administración de los fondos provenientes de ese centro.
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OTROS 64. Incorpore cualquier procedimiento que considere pertinente según las circunstancias.
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65. Realice una revisión general del comedor y de los procedimientos, del manejo de los fondos recaudados y del pago de proveedores y servidoras domésticas.
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ANÁLISIS FINANCIERO PRESUPUESTO
66.
Verifique
si
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67.
Obtenga
copia del presupuesto aprobad por
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68. Verifique el cumplimiento de los Artículos 45 y 46 del Reglamento que establece que el 25% de los recursos se destinen a las prioridades nacionales fijadas por el Ministro de Educación. |
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69. Cerciórese que el centro educativo trámite las modificaciones presupuestarias o presupuestos extraordinarios con fondos provenientes de actividades realizada por su propia iniciativa, de los padres, educadores, estudiantes u organizaciones comunales (Artículos 50-51). |
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70. Analice los controles sobre la ejecución del presupuesto y el libro correspondiente. |
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71. Obtenga información sobre ingresos de dineros por actividades realizadas y el manejo de ellos. |
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