No.

Consideraciones Generales

1.1   ¿La dependencia posee la capacidad para implantar y aplicar el control eficazmente?

1.2   ¿Los mecanismos de control utilizados implican mayor beneficio que costo. ?

1.3   ¿Alguna de las actividades que se realizan en la dependencia promueven la realización o el ocultamiento de fraudes?

1.4   ¿La supervisión permite adquirir sobre la marcha, una seguridad razonable de que la gestión es real y congruente con lo que se planeo hacer y mantener el control sobre cada paso de los procesos, transacciones y operaciones?

1.5   ¿Se identifican los puntos de cada transacción, proceso u operación en los cuales debería aplicarse, sobre la marcha, una medida de control, con el objetivo de asegurar el avance correcto de las actividades de la dependencia?

Confrontación de los expedientes de los contratos

2.1      ¿Se  dispone de un expediente para cada una de las contrataciones que se lleva a cabo, así como su acceso en forma oportuna para verificar la ejecución contractual?

2.2      ¿Se verifica que los expedientes estén foliados y con la información necesaria para la ejecución contractual?

2.3      ¿Se dispone de un eficiente sistema de registro de archivo que garantice el control de los expedientes?

2.4      ¿Las instrucciones a los funcionarios son emitidas de manera clara, concisa y por escrito, independientemente de que se encuentren impresas o disponibles en medios electrónicos?

2.5      ¿Se ha asignado un funcionario específico para la administración y control de los expedientes?

2.6      ¿Existe una descripción adecuada de los puestos de la dependencia, comprendidos en manuales o compendios en términos claros y específicos?

Control y seguimiento de los contratos

3.1      ¿Se someten todas las contrataciones al control, seguimiento de la ejecución y cumplimiento de los términos contractuales?

3.2      ¿Existe un funcionario responsable de la verificación de los contratos, seguimiento y grado de avance de los mismos?

3.3      ¿Se establece la coordinación y comunicación necesaria con la Asesoría legal, Contraloría General de la República y la Auditoría Interna para obtener la asistencia necesaria en el control y seguimiento de los contratos administrativos?

3.4      ¿Se remite a la Gerencia de Proceso respectiva como a la Auditoría Interna informes periódicos sobre el seguimiento de las principales contrataciones en ejecución?

Modificaciones a los términos contractuales

4.1      ¿Las modificaciones sustanciales a los términos originales de las contrataciones   se realizan, aprueban, formalizan y documentan de acuerdo con la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa u otra normativa aplicable?

4.2      ¿Las modificaciones convenidas se canalizan a través de la Proveeduría?

4.3      ¿Las modificaciones en los términos originalmente convenidos son comunicadas oportunamente a los responsables de verificar la ejecución contractual?

4.4      ¿La documentación generada por las modificaciones queda archivada en cada expediente de contratación?

Levantamiento del acta de recepción de bienes,  servicios obras contratadas

5.1      ¿Se le notifica a los funcionarios y fiscalizadores participar en la recepción del objeto contractual?

5.2      ¿Se elabora un plan de prueba para la recepción del objeto contratado?

5.3      ¿Se establece el uso permanente de formularios uniformes para la documentación importante que se utiliza en el procesamiento de las transacciones?

5.4      ¿Se levanta un acta de recepción en la que se consignan elementos como: fecha de recepción, detalle del objeto, participantes, recepción parcial o total, garantías ejecutadas, cantidad, calidad, medidas resultados, etc.?

5.5      ¿Cuándo la recepción es parcial se define plazos y condiciones generales para recepción del producto final?

5.6      ¿Se entrega una copia del acta a todos los participantes?

5.7      ¿En caso de entregas anormales se pone el caso en conocimiento de la Gerencia General, Asesoría Legal, Auditoría, etc.?

Confección de cheques para el pago de proveedores

6.1      ¿Existe una  adecuada documentación que respalde las facturas de pago a los proveedores?

6.2      ¿Previo a la elaboración de la orden de confección del cheque, se verifica el cumplimiento de los términos contractuales?

6.3      ¿Se encuentran los cheques de pago confeccionados en forma adecuada y por los montos correspondientes?

6.4      ¿La orden de confección de cheques es revisada por un funcionario distinto a quien  la prepara?

6.5      ¿Los formularios, registros, sellos, etc., para la elaboración de cheques, se utilizan apropiadamente, se controlan y se mantienen  bajo medidas de seguridad razonable? 

6.6      ¿Se cuenta con un efectivo sistema de archivo de órdenes de confección de cheques emitidos

Recepción de mobiliario, equipo, suministros  y servicios

7.1      ¿Se les remite una copia del contrato, ordenes de compra y otra documentación necesaria a los funcionarios responsables de recibir y aceptar los bienes  y servicios?

7.2      ¿Se verifica el cumplimiento de las  especificaciones del contrato  u orden de compra al recibir los bienes y servicios?

7.3      ¿En los casos de equipo, suministros o servicios con especificaciones técnicas, se cuenta con la participación de personal calificado para su recepción y aceptación?

7.4      ¿Se requiere a los funcionarios de proveeduría y técnicos que participan en la recepción y aceptación del objeto contractual el visto bueno en el contrato u orden de compra?

1.    Garantías de cumplimiento y penalizaciones por incumplimiento del contrato

8.1      ¿Se dispone de un registro de toda la información sobre penalización o prevención que se aplica a cada contrato su incumplimiento? 

8.2      ¿Existe un control escrito de las garantías de cumplimiento para garantizar la vigencia, suficiencia y existencia de las mismas?

8.3      ¿Se aplica  en forma correcta y oportuna la penalización correspondiente por cualquier tipo de incumplimiento del contratista?

8.4      ¿Se ha asignado un funcionario específico en el control y aplicación de las garantías y penalizaciones?

8.5      ¿Se deja constancia en el expediente de contratación toda la documentación producto de la penalización y garantías de la ejecución contractual?

8.6      ¿En los casos de incumplimientos contractuales importantes, injustificaciones importantes y no subsanados por el contratista, se remiten oportunamente a la Asesoría Legal?

8.7      ¿Se da un seguimiento periódico a los casos de contrataciones remitidas a la Asesoría Legal?

8.8      ¿Se le comunica al personal responsable de efectuar las contrataciones en la proveeduría, los casos remitidos por la Asesoría Legal para que se valoren en futuras contrataciones?

Control de los expedientes de los contratos

9.1      ¿Existe a cargo un funcionario específico en la labor de conformación, revisión, foliado y archivo de los expedientes de los contratos ejecutados?

9.2      ¿Los expedientes contienen toda la documentación generada durante la ejecución contractual, ordenados de forma cronológica, con un control numérico consecutivo  y debidamente foliados?

9.3      ¿Los expedientes se mantienen bajo medidas efectivas de seguridad física y conservación?

9.4      ¿Existe un control  de acceso y préstamo de estos expedientes?

Liquidación de contratación

10.1        ¿Se dispone de normativas o procedimientos para elaborar la liquidación respectiva?

10.2        ¿Las liquidaciones se practican en estricto apego a los términos contractuales y disposiciones de la ley?

10.3        ¿Se ha asignado un funcionario para la realización de las liquidaciones de las contrataciones?

10.4        ¿Existe un formulario para cada liquidación, en donde se evidencie el funcionario que la elaboró y la revisión.